Nepriceperea de a ne organiza timpul, fie ca este vorba despre cel pe care il petrecem acasa, fie de cel petrecut la serviciu, este unul dintre cei mai importanti factori de stres cu care ne confruntam. Capacitatea, dar mai ales incapacitatea de a ne programa timpul produce stres, deoarece, atunci cand nu dispunem de timp, pierdem libertatea de a face ce trebuie sa facem, de a fi cine vrem sa fim si de a ne bucura de lucrurile pe care vrem sa le facem. Ducem la bun sfarsit numai ceea ce putem "inghesui in programul nostru". Ne trezim ca suntem presati, deoarece viata si munca noastra se afla in mod constant sub tirania timpului.In schimb, o buna organizare a timpului ne permite sa ne organizam viata in asa fel incat sa fim mai fericiti si sa dam mai mult randament in munca noastra; totodata, ne ofera posibilitatea de a ne obisnui cu o rutina zilnica, astfel incat sa ne ramana timpul necesar pentru noi insine si pentru familia noastra, si impiedica aparitia stresului cronic, eliminand constragerile pe care ni le impunem singuri, ca rezultat al unei organizari proaste sau inadecte a timpului.
Cuprins:
Chestionarul următor ar trebui să ne ajute să stabilim unde anume avem probleme şi să ne îndrume spre scopul nostru, acela de a ne organiza timpul cu succes. Citiţi fiecare enunţ cu atenţie şi încercuiţi numărul corespunzător - cel care se apropie cel mai mult de răspunsul pe care l-aţi da dumneavoastră în legătură cu afirmaţia respectivă. (1 - întotdeauna, 2 - De obicei, 3 - Câteodată, 4 - Rareori). La sfârşitul chestionarului, se găseşte o cheie a punctajului, care indică diferite niveluri ale capacităţii de organizare a timpului.
1. Cred că am destul timp pentru mine - pentru a face ceea ce îmi place.
2. Ţin cont de termene şi îmi programez munca în aşa fel încât să termin cu destul timp înainte.
3. îmi scriu obiectivele, pentru a nu le pierde niciodată din vedere.
4. Folosesc un calendar în care îmi scriu întâlnirile de serviciu, ultimul termen de predare, lucrurile pe care trebuie să le fac, observaţiile generale.
5. în ceea ce priveşte timpul, sunt stăpân pe situaţie, atât la serviciu, cât şi acasă.
6. îmi programez timpul săptămânal şi/sau lunar.
7. Zilnic, îmi fac o listă cu ceea ce trebuie să fac în ziua respectivă şi o consult de mai multe ori.
8. îmi aranjez priorităţile în ordinea importanţei lor, şi apoi îmi programez timpul în funcţie de ele.
9. îmi pot găsi perioade mari de timp liber dacă am nevoie de ele, în caz că apare ceva important, peste ceea ce era trecut deja în program.
10. Pot refuza o cerere atunci când timpul mă presează.
11. încerc să ofer şi altora o parte din responsabilităţile mele, pentru a avea mai mult timp pentru mine.
12. îmi organizez biroul şi zona în care muncesc în aşa fel încât să evit dezordinea şi confuzia.
13. îmi este uşor să elimin sau să amân problemele de importanţă mică.
14. încerc să procedez de asemenea manieră încât să reduc la jumătate efortul pe care îl depun.
15. Găsesc că este foarte ineficient să fac totul de unul singur.
16. încerc să-mi schimb priorităţile, de îndată ce gradul de importanţă al lucrurilor se modifică.
17. îmi este uşor să stabilesc sursele problemelor pe care le am cu organizarea timpului.
18. îmi este uşor să elimin sau să descurc hârţogăraia inutilă.
19. întâlnirile şi activităţile mele sunt bine organizate şi eficiente.
20. Ştiu de ce sunt în stare şi încerc să nu mă suprasolicit.
21. Mă adaptez uşor la schimbările ce îmi afectează programul sau cantitatea de muncă pe care trebuie să o prestez.
22. Ştiu exact care îmi sunt responsabilităţile şi îndatoririle.
23. încerc să-mi programez munca cea mai dificilă în acele momente ale zilei în care lucrez cel mai bine.
24. înainte de a lua o decizie, încerc să obţin numai informările necesare, iar nu cât mai multe informaţii.
25. înainte de a mă apuca de o nouă sarcină, încerc să o termin pe ultima.
Cheia punctajului: 25-40 Organizare excelentă a timpului
41 - 55 Organizare bună a timpului
56-100 Organizare ineficientă a timpului
După completarea chestionarului, trebuie să ne întoarcem puţin înapoi şi să identificăm zonele care constituie cele mai active cauze ale stresului legat de timp. Stabilind care sunt tiparele comportamentale specifice şi atitudinile ce influenţează capacitatea noastră de a organiza şi programa timpul, putem începe să rezolvăm problemele legate de organizarea timpului, repede şi eficient.
Cele mai obişnuite aspecte cărora trebuie să le acordăm cea mai mare atenţie sunt următoarele:
. Neîmpărţirea îndatoririlor după priorităţi
. Neprogramarea activităţilor
. Asumarea prea multor responsabilităţi
. Incapacitatea de a spune nu
. Nescrierea obiectivelor, în vederea respectării termenelor
. Ignorarea folosirii unui calendar, în vederea onorării angajamentelor
. Incapacitatea de a schimba priorităţile pentru a face loc sarcinilor mai urgente
. Incapacitatea de a renunţa la dezordine şi la hârţogăraia inutilă
. Incapacitatea de a renunţa la tendinţa de a controla absolut totul
. Incapacitatea de a evita amânările.
Acestea sunt aspectele cele mai des întâlnite în cadrul unei proaste organizări a timpului. Cu toţii avem propriile noastre puncte slabe; de aceea, trebuie să stabilim care sunt acestea şi să le îndepărtăm, trecându-le într-un jurnal de organizare a timpului. Cele 4 secţiuni care ar trebui să le cuprindă jurnalul nostru sunt:
1. Situaţia sau activitatea.
2. Clasificarea ei, în funcţie de priorităţi.
1 - importantă
2 - mai puţin importantă
3 - cel mai puţin importantă
4 - lipsită de orice importanţă
3. în ce sens trebuie să acţionăm.
4.0 strategie de perfecţionare a manierei în care facem faţă situaţiei sau activităţii respective, pentru a ne crea nişte metode de organizare a timpului.
Jurnalul de organizare a timpului |
sus  |
Scrierea activităţilor şi a acţiunilor noastre, timp de o săptămână, ar trebui să ne ajute să descoperim unde anume avem probleme cu timpul şi ce putem face pentru a elimina efortul inutil. La finalul fiecărei zile, scrieţi care sunt factorii ce vă fac să pierdeţi cel mai mult timp şi alcătuiţi o listă de metode cu ajutorul cărora vă veţi rezolva problemele. Iată un exemplu:
Ţinerea unui jurnal al activităţilor, cuprinzând şi o consemnare corectă a factorilor care duc la pierderea timpului, ar trebui să ne arate clar cum ne descurcăm cu organizarea timpului, dar şi unde mai trebuie să lucrăm pentru a ajunge să ne folosim timpul într-un mod cât mai eficient. Este imposibil să exersăm organizarea timpului fără să ştim mai întâi ce anume ne face să ne descurcăm atât de prost atunci când se pune problema de a presta o anumită cantitate de muncă într-o perioadă dată de timp. O dată ce am stabilit care sunt problemele şi sursele lor, putem începe să ne modificăm tiparele comportamentale zilnice pentru a îndepărta cauzele stresului legat de timp. Aici intră din nou în joc condiţionarea şi formarea obiceiurilor. Practicând în mod conştient activităţi de organizare bună a timpului, vom începe să renunţăm la vechile deprinderi din acest domeniu şi ne vom impune să ne creăm tipare comportamentale noi şi eficiente.
Cincisprezece metode de organizare a timpului |
sus |
Condiţionarea şi formarea obiceiurilor - o temă de care ne lovim în repetate rânduri - deţin un rol esenţial în crearea propriilor noastre metode de control în 60 de secunde. Organizarea timpului merge în aceeaşi direcţie. Sprijinul pe care ni-1 oferă o bună organizare a timpului este o experienţă profitabilă şi plină de satisfacţii sufleteşti. Cu cât ne organizăm timpul mai eficient, cu atât ne simţim mai puţin stresaţi, iar procesul de condiţionare devine mai ferm. în cele din urmă, buna organizare a timpului va deveni răspunsul nostru constant şi natural la stres.
Nimic nu este uşor la început. Vechile noastre obiceiuri ne împiedică să ne transformăm peste noapte în experţi în acest domeniu. Numai prin repetiţie ne putem modela comportamentul aşa cum dorim. Vă prezentăm în continuare 15 metode ce vă vor ajuta să deprindeţi o bună organizare a timpului şi să vă atingeţi principalul scop, acela de a vă crea tehnici automate de controlare a stresului în 60 de secunde, în vederea relaxării.
Factorul care induce pierderea timpului
Metodă
Trecerea in revistă a fiecărei scrisori.
Trebuie să scap imediat de corespondenţa de prisos; să pun deoparte corespondenţa neimportantă până când am mai mult timp.
întâlnirile care durează mult.
Trebuie să-mi fac o agendă pentru tntălniri şi să nu depăşesc un anumit timp. Să mă pregătesc mai bine.
O mulţime de îndatoriri mărunte, care împiedică buna rezolvare a sarcinilor importante.
Trebuie să clasific responsabilităţile in funcţie de priorităţi şi să cedez altora o parte din cele mai puţin importante. Să elimin problemele inutile.
1. Scrieri care sunt obiectivele, planurile şi activităţile dumneavoastră ce nu reprezintă priorităţi. Această listă vă va ajuta să vă planificaţi mai uşor acţiunile.
2. Clasificaţi-vă îndatoririle, în funcţie de importanţă. După ce aţi scris care sunt aceste activităţi, clasificaţi-le în funcţie de priorităţi: cea mai importantă, mai puţin importantă...
3. Organizaţi-vă cu grijă programul cu ajutorul unui calendar sau a unei agende. Acestea două instrumente sunt concepute în aşa fel încât orarele şi planificările devin clare, eficiente şi uşor de controlat.
4. Aranjaţi lucrurile în aţa fel încât rezolvarea îndatoririlor care vă consumă din energie să aibă loc în acele perioade ale zilei în care vă simţiţi energic. Unii oameni lucrează cel mai bine dimineaţa, alţii la prânz, iar alţii seara. Acest tip de programare vă va permite să faceţi tot ce este posibil pentru rezolvarea celor mai importante sarcini.
5. Eliminaţi activităţile care vă consumă timpul. Eliminaţi toate lucrurile inutile pe care le faceţi zilnic. Treceţi-le la sfârşitul listei.
6. Cedări şi altora o parte din responsabilităţile dumneavoastră. Una dintre cele mai importante surse de stres o reprezintă părerea că trebuie să faceţi totul de unul singur. Uitaţi-vă bine la orarul dumneavoastră şi hotărâţi ce anume poate fi rezolvat de altcineva.
7. Terminaţi ceea ce aţi început, înainte de a vă apuca de altceva. Unii dintre noi se pot descurca cu mai multe lucruri în acelaşi timp, dar cei mai mulţi nu. Clasificaţi fiecare îndatorire în funcţie de priorităţi şi puneţi capăt tendinţei de a amâna lucrurile.
8. Scrieţi. Notiţele bune vă oferă informaţii, vă aduc aminte care sunt priorităţile dumneavoastră şi vin în ajutorul calendarului. Obişnuiţi-vă să aveţi întotdeauna la îndemână un creion şi un carneţel şi să le folosiţi.
9. învăţaţi să refuzaţi Obişnuinţa de a spune "nu" este una dintre cele mai importante metode de a vă ajuta să evitaţi problemele legate de program, să eliminaţi activităţile care vă irosesc timpul şi să fiţi stăpân pe programarea zilnică a timpului.
10. Averi grijă ca o parte a programului dumneavoastră să rămână deschis schimbărilor. Nu vă umpleţi niciodată complet programul. Păstrând timp liber pentru întâlnirile urgente sau pentru sarcini importante ce pot apărea ulterior, vă veţi face mai puţine probleme cu privire la capacitatea dumneavoastră de a introduce o problemă nouă în program.
11. Stabiliţi-vă termene şi respectaţi-le. Nu vă amânaţi planurile. Amânările nu fac altceva decât să împiedice terminarea lucrului până la data stabilită. Trebuie să ştiţi întotdeauna care sunt termenele şi să le respectaţi.
12. Nu amânaţi luarea deciziilor. Luarea de hotărâri eficiente nu înseamnă neapărat să aşteptaţi până când veţi deţine toate datele problemei. Scrieţi între ce şi ce trebuie să alegeţi, alcătuiţi o listă cu principalele date de care aveţi nevoie, străduindu-vă să le obţineţi cât mai repede, şi luaţi o decizie.
13. Amelioraţi-vă cititul şi scrisul. Comunicarea eficientă, inclusiv capacitatea de a citi repede şi de a scrie coerent, reprezintă un factor major pentru organizare eficientă a timpului.
14. Creaţi-vă un sistem eficient de a vă aduce aminte. Nimeni nu-şi poate aminti absolut totul. Fără un astfel de memento, nu veţi reuşi să parcurgeţi toate problemele şi nici să acordaţi atenţie detaliilor.
15. Fiţi stăpân pe situaţie. Este tot atât de important să fiţi stăpân pe situaţie, pe cât de important este să controlări stresul. în orice situaţie care implică organizarea timpului, telefonul poate fi duşmanul dumneavoastră cel mai mare. Evitaţi telefoanele inutile sau conversaţiile ce durează mult. Dacă puteţi, evitaţi chiar să răspundeţi la telefon. Evitaţi ieşirile inutile în lume. Evitaţi să vă implicaţi în evenimente care nu au nici o legătură cu serviciul dumneavoastră. Evitaţi întrunirile sau discuţiile ne-organizate.
Nu lucrurile pe care le facem în cursul zilei reprezintă sursa problemelor, ci felul în care le facem. în majoritatea cazurilor, la baza incapacităţii noastre de a ne organiza timpul stau propriile noastre tipare comportamentale, nepotrivite situaţiei. Dar atitudinile noastre pot fi schimbate cu ajutorul condiţionării şi a unor tehnici potrivite. Graţie sprijinului acordat de ele, putem ajunge să ne utilizăm mai eficient timpul disponibil. Cu toate acestea, primul pas constă în stabilirea acelor lucruri care produc stresul, legat de timp.
Chestionar
